Sociaal netwerk helpt bij risicoinventarisatie

Sociale netwerken zijn alomtegenwoordig, en nu is er een webbasedinstrument ontwikkeld om via hetzelfde principe risico’s te inventariseren, kwalificeren en beheersmaatregelen te nemen. Imtech werkt er al mee. “Het is snel en effectief, ook voor kleinere projecten”, zegt Daan van Elsdingen, contractmanager bij de afdeling grote projecten bij Imtech.

Rijkswaterstaat heeft meer een regisseursfunctie neemt via Design en Construct is het voor bedrijven steeds belangrijker zelf de risico’s van projecten te inventariseren en toetsbaar te maken via systeemgerichte contract beheersing. “Je moet sturen op de punten waar jij risico’s ziet. De eerstelijnskeuring moet de aannemer nu zelf doen. Risicomanagement wordt daarmee steeds belangrijker. Je wilt de risico’s verkleinen, want ook bij uitbesteding aan onderaannemers, blijf je zelf verantwoordelijk. Voorheen werkte ik met excelbestanden waar de betrokkenen hun risico’s en beheersmaatregelen op invulden. Dan kwamen we bij elkaar in sessies van soms wel zes uur. Dat kost veel tijd en de grootste schreeuwer krijgt vaak zijn zin”, beschrijft Van Elsdingen.

Bij RiskID kan een systeembeheerder, bijvoorbeeld de risicomanager, mensen uitnodigen om mee te denken aan de risico’s. Zij kunnen deze invullen, aangeven hoe groot zij denken dat het risico is, welk prijskaartje eraan hangt en welke beheersmaatregelen genomen kunnen worden. “Dan komen de deelnemers een keer samen om de invoer te duiden en te bespreken. Daarvoor moet je wel bij elkaar komen, dan kun je elkaar nog beter aanvullen en recht in de ogen kijken. Over risico’s praten maakt mensen alerter”, zegt Edwin Beumer van Teamsupport dat RiskID ontwikkelde.

Imtech testte het systeem bij het ontwikkelen van een blauwdruk voor een natte verkeerscentrale, voor waterwegen, bleek dat het inventariseren en kwalificeren sneller ging dan bij het invullen van excelsheets. “Je hebt minder dubbelingen, omdat partijen elkaar aan kunnen vullen. Zij zien de invoer van anderen en kunnen daarop reageren. In twee uur tijd hadden we veel risico’s verzameld, op de oude manier was dat niet gelukt”. Is de kans op sociaal wenselijke antwoorden dan niet groot? “Nee, iedereen vult het systeem in vanuit zijn eigen discipline. Wat je wel ziet is dat zij hun eigen risico’s vaak eerder als groot kwalificeren”.

Na de inventarisatie wordt namelijk apart gestemd over de impact die een risico kan hebben. Dat komt ook in het systeem en daar rolt een risicomatrix uit met rode en groene bolletjes. De rode bolletjes betekent dat er geen consensus is en nadere discussie nodig is. Groene bolletjes tonen de standaarddeviatie, dus waar een consensus over is in de groep. Ook rolt er een risicocijfer (kans x impact) uit. “Het systeem geeft aan waar de meningen uiteenlopen en die kun je dan gericht bespreken”, stelt Van Elsdingen.

Als een beheersmaatregel is genomen, wordt dat ingevoerd in het systeem en verandert het risicocijfer. “Je kunt ook een oude sessie inladen en kijken wat het effect is van de beheersmaatregel van toen en of je het risico nu wel aanvaardt. Of je kunt nog een stemronde inlassen. Ook kunnen risico’s wegvallen door bijvoorbeeld een vergunningverlening. Die kunnen dan meteen in het systeem gecorrigeerd worden”, omschrijft Beumer. Na elke sessie kunnen de resultaten in word of Excel of databasebestand worden omgezet en kan iedereen die dat mag een duidelijk overzicht krijgen.

“We hebben nu het systeem bij een tweede project gebruikt. Een ervaringsdeskundige zat in Engeland, het project is in Kopenhagen en de verantwoordelijke instantie zit in Stockholm. De risicoinventarisatie hebben we gedaan met een conferencecall en RiskId. Dat was effectief en bespaart vliegtickets”, zegt Van Elsdingen. “Wat mij vooral opvalt is hoe gedisciplineerd de mensen zijn, binnen twee uur zijn de risico’s ingevuld. Het verbaast me, maar het systeem is toegankelijk, elk moment van de dag in te vullen en het helpt dat meteen een risicoeigenaar wordt benoemd, denk ik”.

Volgens Van Elsdingen en Beumer is het systeem geschikt voor alle projecten. Meer bedrijven hebben al hun interesse getoond vooral voor de aparte bouwmodule van RiskID. De Rijksgebouwendienst wilde er nog niet aan, vooral omdat het systeem nog in ontwikkeling is.